Etablering av prosjektarena – Innføring av porteføljestyring som eit styringsprinsipp

Ideen om ein prosjektarena oppstod under Organisasjonsutviklingsprosesssen til regional-og næringsavdelinga for nokre år sidan. Ideen har blitt vidareutvikla i Omstilling 2020 og i den nye administrative organiseringa er det blitt oppretta ein slik prosjektarena.

Skriv ut

Prosjektarenaen skal sikre tverrfagleg samarbeid for å kunne følge opp større satsingar, og for god gjennomføring av større prosjekt og program. Prosjektarenaen skal med det fremme samarbeid på tvers, mellom dei ulike nivåa i organisasjonen, og mot eksterne.

Nytt digitalt prosjektleiarkurs

Ei av dei viktigaste oppgåvene til prosjektarenaen er å tilby opplæring i prosjektfaget og i rammeverket for prosjektarbeid i Møre og Romsdal fylkeskommune gjennom Fylkesakademiet og under fana Prosjektleiarskolen. Frå 1. oktober vil vi ha klart eit nytt digitalt prosjektleiarkurs, samstundes som det vil bli tilbod om kurs i mellom anna design thinking. Frokostmøte med aktuelle tema er også under planlegging.

Alle enkeltprosjekt i prosjektarenaen skal gjennomførast i tråd med rammeverket vårt for prosjektarbeid. Dette inneber at prosjekta vil ha sin prosjektorganisasjon med prosjektleiar, prosjektansvarleg, prosjekteigar og styringsgruppe. Porteføljeansvarleg, som leiar prosjektarenaen, vil framleis både kunne leie og delta aktivt i enkelte prosjekt.

Prosjektarenaen skal

  • vere ein plass å oppsøke fagleg støtte til arbeid med prosjekt og program, fasilitering av workshops, samlingar med meir
  • vere ein fysisk møteplass det prosjektleiarar og medarbeidarar kan møtast for å dele og samskape i ein lærande organisasjon
  • samordne søknadar for nye offentlig sektor ph.d’ar og halde oversikta over dei som tek ph.d i organisasjonen vår
  • ta i mot masterstudentar innafor relevante fagområder som er i utplassering
  • følge opp tiltaksdelane i større strategiar der dette er hensiktsmessig

Porteføljestyring

Porteføljeansvarleg (leiar av prosjektarenaen), vil også ha det overordna ansvaret for porteføljestyringa i Møre og Romsdal fylkeskommune.

Porteføljestyring dreier seg om å identifisere, prioritere og iverksette prosjekta og programma våre, samt å følge opp leveransane.

Portefølja er samlinga av alle vedtekne og pågåande prosjekt og program som skal sikre at vi oppnår dei strategiske måla våre i for eksempel i fylkesplanen.

Porteføljestyringa i Møre og Romsdal fylkeskommune blir etablert på to nivå:

Nivå 1 er fylkeskommunedirektøren si portefølje. Porteføljestyret består av fylkeskommunedirektør, assisterande fylkeskommunedirektør, organisasjonssjef og leiarane for fag- og tenesteområda. Større tverrgåande utviklingsprosjekt og -program skal ligge i denne portefølja, saman med prosjekt og program av ein viss økonomisk storleik (vegprosjekt og bygg- og eigedomsprosjekt inngår ikkje). Fylkeskommunedirektøren si portefølje blir i det daglege følgt opp av porteføljeansvarleg ved at vedkommande blir eit bindeledd mellom porteføljestyret og prosjektleiinga for det enkelte prosjekt og program.

Nivå 2 består av prosjekt og program for kvart fagområde. Leiargruppene på fagområda utgjer det vi kallar delporteføljestyre. Kultur har vore pilot i arbeidet med å teste ut arbeidet med ei delportefølje.

Erfaringar viser at det er nødvendig at styring av prosjekta blir koordinert med andre fristar og leveransar/prosessar i organisasjonen. Det har derfor blitt utvikla eit årshjul for porteføljestyringa. Eit sentralt kriterium for årshjulet, er at aktivitetane er relevante og nyttige for og koordinerte med økonomiplanprosessen.

Årshjulet viser når og korleis vi skal følge opp portefølja på dei to nivåa, og fordeler oppgåver mellom dei ulike rollane.  Årshjulet for porteføljestyring tek også opp i seg oppgåvene til dei einskilde prosjektleiarane. 

Vi ønsker å skape ein levande arena der alle som deltek i prosjekt og program kan kome for å bygge nettverk og for å vere ein del av eit fellesskap. Prosjektarenaen vil samhandle tett med den nye seksjonen for tenesteutvikling og digitalisering. Seksjonen blir ein ressurs for mellom anna gjennomføring og fasilitering av workshops og ein fagleg ressurs for tenesteutviklings- og prosjektarbeid.

Prosjektarenaen får mellombels lokasjon i første etasje på fylkeshuset saman med seksjon for tenesteutvikling og digitalisering. Frå juni finn de oss i lokala som ligg på sørsida like ved Regional og Næring og inngangen mot vest. Vi ønsker svært gjerne at tilsette kjem innom for å slå av ein prat.

Kontakt